第 9 章 独立和互锁的任务
9.1 全神贯注地完成每项任务
根据一项被广泛引用的研究，电子邮件和短信的不断中断使我们的工作效率降低了约40%，使我们的智商至少降低了10个百分点。尽管这项研究从未发表过，也没有关于智力的任何说法，而且在统计学上也不相关，但它似乎证实了我们大多数人的看法，即我们可能存在注意力缺陷问题。它可能不会从内容上表现出来，但仅仅是一个事实就说明了这一点：在“电子邮件‘伤害智商大于伤害大麻’”（CNN）这样的标题下，误解可能传播得如此之快。关于这一点也有真正的研究。例如，我们知道看电视会缩短儿童的注意力广度（Swing等人，2010）。我们还知道，在过去几十年中，电视原声片段的平均长度稳步下降（Fehrmann，2011）。在1968年美国总统选举期间，平均声音片段（即候选人不间断讲话的任何片段）仍略多于40秒，但在80年代末（哈林1994年）和2000年（利希特，2001年）分别下降到不足10秒和7.8秒。上一次选举肯定没有扭转这一趋势。这是否意味着媒体适应了我们注意力广度的下降，还是导致了这一趋势并不容易说。[17]但是，很明显，我们周围的注意力分散源更多，训练注意力广度的机会更少。
9.2 多任务处理不是一个好主意
如果不止一件事试图吸引你的注意力，那么同时看不止一件事的诱惑是巨大的——多任务。许多人声称自己很擅长多任务处理。对一些人来说，这是应对当今信息过载最重要的技能之一。人们普遍认为，年轻一代在这方面做得更好，甚至当他们在寻求关注的新媒体中成长时，这对他们来说也是自然而然的。研究表明，那些声称经常同时做多项任务的人也声称自己非常擅长这项工作。在这些研究中接受采访的人没有看到他们的生产力受到影响。相反，他们认为情况有所改善。但他们通常不会与对照组相比进行自我测试。
采访多任务者的心理学家对他们进行了测试，而不仅仅是提问。他们让他们完成不同的任务，并将他们的结果与另一组人进行比较，另一组人被要求一次只做一件事。结果是明确的：虽然多任务的人感觉更有生产力，但他们的生产力实际上下降了很多（Wang和Tchernev 2012；Rosen 2008；Ophir、Nass和Wagner 2009）。他们的成绩不仅在数量上，而且在质量上都明显落后于对照组。
在某些领域，比如发短信和开车，多任务处理的负面影响显而易见。但这些研究最有趣的不是多任务处理会降低工作效率和质量，而是同时会削弱一次处理多件事情的能力！
这个结果是令人惊讶的，因为我们通常期望做得越频繁，在某件事情上做得越好。但仔细看，这是有道理的。多任务不是我们想象的那样。它不是一次只关注一件事。没有人能做到。当我们认为自己是多任务时，我们真正做的是在两件（或更多）事情之间快速转移注意力。每一次转变都会消耗我们的转变能力，并延迟我们再次集中注意力的时刻。尝试多任务会使我们疲劳，降低我们处理多个任务的能力。
尽管如此，人们仍然相信他们可以做得更好并提高生产率，这一事实可以很容易地用两个因素来解释。第一个是缺乏一个控制小组或一个客观的外部测量，以提供我们需要学习的反馈。第二个是心理学家所谓的单纯暴露效应：做了很多次事情，我们就会相信自己已经变得很擅长了——完全独立于我们的实际表现（Bornstein 1989）。不幸的是，我们往往把熟悉和技能混为一谈。
如果提到这一点的唯一原因是建议你不要在开车时写论文或书，那就太平庸了（尽管这仍然是个好主意）。但如果我们思考“写作”的真正含义，它确实会对我们的工作方式产生实际影响：如果我们不自觉地和实际地将它们分开，我们可能会同时尝试完成许多不同的任务。
写论文不仅仅是在键盘上打字。它还意味着阅读、理解、反思、获取想法、建立联系、区分术语、找到正确的单词、组织、组织、编辑、更正和重写。所有这些不仅仅是不同的任务，而是需要不同类型注意力的任务。不仅不可能一次专注于一件以上的事情，而且不可能一次专注于一件以上的事情。
通常，当我们想到注意力时，我们只想到集中注意力——这需要意志力来维持。这并不奇怪，因为这是大多数心理学家、哲学家和神经科学家在谈论注意力时通常想到的（Bruya 2010，5）。今天，研究区分了多种形式的注意力。自从20世纪70年代Mihaly Csikszentmihalyi描述“流动”以来，高度集中注意力变得毫不费力的状态（Csikszentmihalyi，1975年），[18]其他形式的注意力，更不依赖意志和努力，吸引了研究者的兴趣。
说到集中注意力，我们只专注于一件事，这件事我们只能维持几秒钟。集中注意力的最长持续时间似乎没有随时间而改变（Doyle和Zakrajsek 2013，91）。集中注意力不同于“持续注意力”，我们需要在更长时间内专注于一项任务，这是学习、理解或完成某件事情所必需的。这种注意力肯定会因为分心的增加而受到威胁。随着时间的推移，平均持续时间似乎大大缩短了——我们的注意力集中程度比过去低了很多（同上）。
好消息是，如果我们避免多任务处理，消除可能的干扰，尽可能多地分离不同类型的任务，使它们不会相互干扰，我们可以训练自己在一件事情上保持更长时间的专注。这也不仅仅是一个拥有正确心态的问题，同样重要的是，我们如何组织我们的工作流程。结构的缺乏使得长时间集中注意力变得更具挑战性。滑动框不仅提供了一个清晰的工作结构，还迫使我们有意识地转移注意力，因为我们可以在合理的时间内完成任务，然后再继续下一个任务。再加上每一项任务都伴随着写作，而写作本身就需要不分散的注意力，滑箱可以成为我们不安思想的避风港。
9.3 对每项任务给予适当的关注
仔细观察，很明显，通常在“写作”下总结的任务有多么不同，它们需要的注意力有多么不同。
例如，校对显然是写作过程的一部分，但需要一种与试图找到正确的词语截然不同的心态。当我们校对一份手稿时，我们扮演了一个批评家的角色，他退后一步，用冷静的读者的眼睛看文本。我们扫描文本中的打字错误，尝试平滑补丁并检查结构。我们故意把自己和文本之间的距离拉开，以了解纸上真正的内容，而不仅仅是我们的头脑。我们试图屏蔽我们想说的内容，以便能够看到我们写的内容。
虽然扮演批评家的角色与作为一个公正的读者并不相同，但这足以发现我们以前错过的大部分内容：论点中的漏洞，我们没有解释的部分，因为我们不需要向自己解释。要想在批评家和作家的角色之间转换，就需要在这两个任务之间有一个明确的分离，这随着经验的积累变得更容易。如果我们校对了一份手稿，但没有设法与作者保持足够的距离，我们只能看到自己的想法，而不是实际的文本。在与学生的讨论中，这是一个常见的问题：当我指出论点中的问题时，一个定义不清的术语或只是一段模棱两可的段落，学生通常首先提到他们的意思，只有当他们完全理解他们的意思与科学界完全无关时，才会将注意力转移到他们所写的内容上。
让内心的批评家干预作者也没有什么帮助。在这里，我们必须把注意力集中在我们的思想上。如果当一个句子还不完美时，评论家总是过早地干预，我们就永远不会在纸上看到任何东西。我们需要先把我们的想法写在纸上，然后改进它们，在那里我们可以看到它们。特别复杂的想法很难在头脑中变成线性文本。如果我们试图立即取悦挑剔的读者，我们的工作流程就会陷入停顿。我们倾向于称极慢的作家为完美主义者，他们总是试图像印刷品一样写作。尽管这听起来像是对极端专业精神的赞扬，但事实并非如此：一个真正的专业人士会等到校对的时候，这样他或她就能一次专注于一件事。虽然校对需要更集中的注意力，但在写作过程中找到合适的词需要更多的浮动注意力。
如果我们不必同时思考文本的结构，那么更容易集中精力找到合适的词，这就是为什么手稿的印刷提纲应该总是在我们眼前的原因。我们必须知道我们现在不需要写什么，因为我们知道我们将在文本的另一部分中处理这个问题。
勾勒或改变大纲也是一项非常不同的任务，需要对其他事情有非常不同的关注：不是一个想法，而是整个论点。尽管如此，重要的是要理解提纲不是作为写作准备，甚至不是作为计划，而是作为一项单独的任务，我们需要在整个写作过程中定期返回。我们一直需要一个结构，但当我们自下而上地工作时，它必然会经常改变。每当我们需要更新结构时，我们都需要后退一步，从大局出发，相应地改变它。
校对、制定和概述也不同于整合和发展思想的任务。使用滑箱意味着玩弄想法，寻找有趣的联系和比较。这意味着构建集群，将它们与其他集群相结合，并为项目准备注释顺序。在这里，我们需要用音符拼图，找到最合适的。与其他任务相比，它更具联想性、趣味性和创造性，并且需要非常不同的注意力。
当然，阅读也是不同的。阅读本身可能需要非常不同的注意力，这取决于文本。有些课文需要慢慢仔细阅读，而有些课文只值得略读。坚持一个通则，以同样的方式阅读每一篇文章是荒谬的，尽管这是许多学习指南或速读课程试图说服我们的。掌握一种技巧并坚持到底并不是专业的标志，而是灵活地调整自己的阅读速度以适应文本要求的任何速度或方法。
简言之，学术写作需要全方位的关注。要掌握写作的艺术，我们需要能够运用任何需要的注意力和专注力。
心理学家过去将科学工作与集中注意力联系在一起，而其他更具流动性的注意力则与艺术等创造性工作联系在一起。我们今天知道，艺术和科学都需要关注。因此，在大多数（如果不是所有）杰出的科学家中都能发现这种灵活性，这并不奇怪。Oshin Vartanian对诺贝尔奖获得者和其他杰出科学家的日常工作流程进行了比较和分析，并得出结论，他们的与众不同之处不是坚持不懈的关注，而是灵活的关注。“特别是，杰出科学家的问题解决行为可以在特别关注特定概念和有趣的想法探索之间交替。这表明，成功的问题解决可能是与任务需求相关的灵活策略应用的功能。”（Vartanian 2009，57）
这些研究有助于解决一个困扰心理学家的难题，心理学家们也在研究有创造力的人。“一方面，那些思维飘忽不定、注意力分散、孩子气的人似乎是最有创造力的；另一方面，分析和应用似乎是最重要的。解决这个难题的答案是，有创造力的人需要两者……创造力的关键是能够在开放、好玩的思维和狭隘的分析思维之间切换框架。”（迪安，2013，152）
然而，心理学家没有讨论的是让我们首先变得灵活的外部条件。精神上的灵活性，在一瞬间极度集中注意力，在下一瞬间顽皮地探索想法，这只是等式的一个方面。要做到灵活，我们需要一个同样灵活的工作结构，它不会在每次我们偏离预定计划时就崩溃。一个人可能是反应最快的最佳驾驶员，能够灵活地适应不同的街道和天气条件。如果司机被困在铁轨上，这些都不会有什么帮助。如果我们陷于一个僵化的组织中，我们就不能深刻认识到在工作中保持灵活性的必要性。
不幸的是，人们组织写作的最常见方式是制定计划。尽管学习指南几乎普遍推荐计划，但这相当于让自己走上正轨。
不要制定计划。成为专家。
9.4 成为专家而不是计划者
“只使用分析理性往往会阻碍人类绩效的进一步提高，因为分析理性的推理速度慢，强调规则、原则和普遍解决方案。其次，身体参与、速度快，以及以好例子的形式对具体案例的深入了解是实现真正理性的先决条件专业知识。” (Flyvbjerg 2001, 15)
我们停止制定计划的那一刻就是我们开始学习的那一刻。通过在最重要和最有希望的任务之间灵活地选择和移动，并根据给定情况的情况进行判断，从而善于产生洞察力并写出好的文本，这是一个实践问题。这与我们将自行车的训练轮取下并开始正确学习自行车的那一刻相似。一开始我们可能会感到有点不安全，但与此同时，很明显，如果我们一直开着训练轮，我们就永远不会学会骑自行车。我们唯一能学到的就是骑一辆带训练轮的自行车。
类似地，没有人会仅仅通过遵循计划或线性、多步骤的处方来学习富有成效的学术写作艺术——人们只会学习遵循计划或处方。对规划的广泛赞誉建立在这样一种误解上，即像编写学术文本这样高度依赖于认知和思维的过程，只能依靠有意识的决策。但学术写作也是一门艺术，这意味着我们可以通过经验和深思熟虑的实践来提高写作水平。
专家们依靠经验，这使他们能够达到精湛的技艺。学术写作方面的专家对这个过程有一种感觉，一种后天获得的直觉，这项任务将使人更接近完成的手稿，而这只是一种分心。关于何时必须采取哪一步，没有普遍适用的规则。每一个新项目都是不同的，在项目的每个阶段，最好是读一些东西，复习一段文章，讨论一个想法，或者修改手稿的大纲。没有一条普遍的规则可以告诉一个人在哪一个阶段跟进一个想法、一个可能的矛盾或一个脚注是没有意义的。
要想成为一名专家，我们需要自由地做出自己的决定，以及帮助我们学习的所有必要错误。就像骑自行车一样，只有通过实践才能学会。大多数学习指导者和学术写作老师都非常努力地告诉你应该写什么，什么时候写，如何写，从而让你免于这种经历。但是他们让你无法了解学术和写作的真正意义：获得洞察力并将其公开。
顺便说一句，这就是为什么如果你发现自己处于一种不太可能的情况下，你永远不应该向护理人员的老师寻求帮助，在这种情况下，你可以选择对你进行CPR的人。在一项实验中，向初学者和专家护理人员及其教师展示了由经验丰富的护理人员或刚完成培训的人员实施CPR的场景（Flyvbjerg 2001）。[19]
正如你所料，经验丰富的医护人员几乎在所有情况下都能正确地发现他们的同类（约90%），而新手则或多或少只是猜测（约50%）。到目前为止，一切顺利。但是当老师们观看视频时，他们系统地把初学者误认为专家，把专家误认为初学者。他们在大多数情况下都是错的（只有大约三分之一的情况是对的）。
专业领域的研究人员休伯特和斯图尔特·德雷福斯有一个简单的解释：教师往往会将遵守规则的能力与在现实情况下做出正确选择的能力相混淆。与专业护理人员不同的是，他们没有观察特殊情况，并检查视频中的护理人员是否在每种情况下尽可能做到最好。相反，他们The concern is whether the people in the video act according to the rules they teach.
由于受训者缺乏正确、自信地判断情况的经验，他们需要遵守所教的规则，这让他们的老师非常高兴。根据德雷福斯的说法，正确运用可教规则可以让你成为一名称职的“表演者”（相当于他们五级专家等级的“3”），但这不会让你成为“大师”（4级），也肯定不会让你成为“专家”（5级）。
另一方面，专家们已经内化了必要的知识，因此他们不必积极地记住规则或有意识地思考自己的选择。他们在各种情况下获得了足够的经验，能够依靠自己的直觉知道在哪种情况下该做什么。他们在复杂情况下的决策显然不是通过长期理性的分析考虑做出的，而是来自直觉（参见Gigerenzer，2008a，2008b）。
在这里，直觉不是一种神秘的力量，而是一种融合了经验的历史。它是通过无数关于成功或失败的反馈循环而形成的深刻实践的沉淀。[20]即使是像科学这样理性和分析性的努力，没有专业知识也无法发挥作用，直觉和经验——这是自然科学家在实验室进行的实证研究中最有趣的成果之一（Rheinberger，1997）。下棋的人似乎比初学者思考得少。相反，他们看到了模式，让自己被过去的经验所引导，而不是试图计算遥远的未来。
但与专业国际象棋一样，专业学术和非小说写作的直觉也只能通过系统地接触反馈循环和经验来获得，这意味着学术写作的成功在很大程度上取决于其实践方面的组织。关于滑动框的工作流程并不是告诉你在写作的哪个阶段该做什么的处方。相反，它为你提供了一个清晰可分的任务结构，可以在合理的时间内完成，并通过相互关联的写作任务为你提供即时反馈。通过给你机会进行深思熟虑的练习，它可以让你变得更好。你获得的经验越多，你就越能依靠直觉来告诉你下一步该做什么。与典型学习指南的标题所承诺的“从直觉到专业写作策略”不同，这里的内容是通过获得正确、直观地判断情况的技能和经验，从而成为一名专业人士，这样你就可以永远抛弃误导性的学习指南。真正的专家，Flyvbjerg毫不含糊地写道，不会制定计划（Flyvbjerg 2001，19）。
9.5 了结
注意力不是我们唯一有限的资源。我们的短期记忆也很有限。我们需要战略，不要将其能力浪费在我们可以更好地委托给外部系统的想法上。虽然对我们长期记忆能力的估计有着广泛的多样性和相当的推测性，但心理学家过去在短期记忆方面往往倾向于在一个非常具体的数字上达成一致：我们在同一时间最多能记住七件事，正负两件（Miller 1956）。
信息不能像保存在记忆棒上那样保存在短期内存中。相反，它在我们的脑海中飘荡，吸引我们的注意力，占据宝贵的精神资源，直到它被遗忘，被更重要的东西（根据我们的大脑）取代，或者进入长期记忆。当我们试图记住一些东西时，比如说购物清单上的物品，我们只是在心里不断重复这些物品，而不是把它们暂时储存在我们大脑的某个角落里，我们可以在那里捡起来，同时思考一些更有趣的东西。
但是记忆艺术家呢？似乎我们可以通过使用备忘录技术来增加我们能记住的事情的数量——不仅是一点点，而且是显著的。但当我们使用备忘录技术时，我们实际做的是以一种有意义的方式将项目捆绑在一起并记住这些捆绑包——最多七个（Levin和Levin，1990）。或者，如果最近的研究是正确的，并且早期测试的参与者总是将事物捆绑在一起，那么我们工作记忆的最大容量不是7加/减2，而是更像是最大的4（Cowan 2001）。
请只看一次下面的数字序列，并尝试立即记住它：11 95 82 19 62 31 96 64 19 70 51 97 4。
这很难，因为它显然超过了七位数。但当你意识到这仅仅是世界杯连续五年的比赛时，你就很容易明白了。因此，你必须记住比七个单独的项目少得多的东西。你只需要记住两件事——规则和起始年份。[21]
这就是为什么记住我们理解的东西比记住我们不理解的东西要容易得多。这并不是说我们必须选择专注于学习或理解。它总是关于理解——如果只是为了学习的话。我们所理解的事物是相互联系的，通过规则、理论、叙述、纯逻辑、心理模型或解释。而刻意建立这些有意义的联系正是滑箱的全部意义所在。
每一步都伴随着这样的问题：这个事实如何符合我的想法。。。？这个理论如何解释这种现象？这两种观点是矛盾的还是互补的？这个论点和那个不一样吗？我以前没听说过吗？最重要的是：x对y意味着什么？这些问题不仅增加了我们的理解，也促进了学习。一旦我们与一个想法或事实建立了有意义的联系，当我们思考它与什么有关时，很难忘记它。
虽然我们想尽可能长时间地记住一些事情，但我们不想让不相关的信息阻塞我们的大脑。我们组织日常信息的方式不仅对长期记忆有很大影响，而且对短期记忆也有很大影响。
在这里，我们要感谢苏联心理学家布鲁玛·泽加尼克的洞察力和观察能力。据说，她和同事一起去吃午饭，服务员能够准确地记住谁点了什么，而不需要写下任何东西，这给她留下了深刻的印象。据说她不得不回到餐馆去拿她留在那里的夹克。令她大吃一惊的是，几分钟前她还因为记忆力好而敬佩的那个服务员竟然没有认出她来。当被问及在她看来有什么矛盾时，他解释说，所有的服务员都能记住订单，并将订单与桌上的客人一一对应。但就在第二个用餐者离开餐厅的时候，服务员们都把他们完全忘记了，把注意力集中在了下一组。
Zeigarnik成功地再现了现在所称的Zeigarnik效应：开放性任务往往会占用我们的短期记忆——直到它们完成。这就是为什么我们如此容易被未完成任务的想法所分散，而不管它们的重要性。但多亏了Zeigarnik的后续研究，我们也知道我们实际上不需要完成任务来说服大脑停止思考它们。我们所要做的就是把它们写下来，让我们相信它会得到解决。没错：大脑不会区分一项实际完成的任务和一项因记笔记而推迟的任务。通过写下一些东西，我们可以从脑海中把它忘掉。这就是大卫·艾伦的“把事情做完”系统工作的原因：拥有“像水一样的头脑”的秘诀是从我们的短期记忆中把所有的小事情都忘掉。由于我们现在无法一劳永逸地解决所有问题，唯一的办法是建立一个可靠的外部系统，让我们能够保持对需要做的许多事情的所有唠叨想法，并相信它们不会丢失。
同样的道理也适用于滑动箱的工作。为了能够专注于手头的任务，我们必须确保其他未完成的任务不会萦绕在我们的脑海中，浪费宝贵的精神资源。
第一步是将“写作”这一无定形的任务分解成可以一次性完成的更小的不同任务。第二步是确保我们总是写下我们思考的结果，包括可能与进一步调查的联系。随着每项任务的结果都被记录下来，可能的联系变得清晰可见，我们很容易在离开工作的任何时候拿起工作，而不必一直记在心里[22]可能的后续任务是开放性问题或与其他笔记的联系，我们可以进一步详细说明，也可以不详细说明。它还出现在明确的提醒中，如“查看本章并检查冗余”，这些内容属于项目文件夹。或者，第三种选择是一个简单的事实，即某些东西仍在我们的收件箱中，等待着变成我们笔记本中的一张永久便笺——一张快速但尚未划掉的便笺，或者尚未存档在参考系统中的文献便笺。
所有这一切使我们以后能够在停止的地方完成一项任务，而无需“记住”还有一些事情要做。这是书面思维的主要优势之一——无论如何，一切都是外在化的。
相反，我们可以通过故意在头脑中保留未回答的问题来利用Zeigarnik效应。我们可以反复思考这些问题，即使我们做的事情与工作无关，理想情况下也不需要我们全神贯注。让思想在不集中注意力的情况下徘徊，让我们的大脑有机会以一种不同的、往往出人意料的富有成效的方式处理问题。当我们散步、淋浴或打扫房间时，大脑会情不自禁地处理它遇到的最后一个未解决的问题。这就是为什么我们经常在相当随意的情况下找到问题的答案。
通过考虑这些关于我们大脑如何工作的微小洞见，我们可以确保当我们坐在办公桌旁时，我们不会因为想到超市里我们需要什么而分心。相反，我们可以在跑腿时解决一个关键问题。
9.6 减少决策的数量
除了一次只能专注于一件事的注意力和一次只能记住七件事的短期记忆之外，第三个有限的资源是动机或意志力。在这方面，我们工作流程的环境设计也起到了很大的作用。与滑箱的密切合作远胜于任何复杂的计划，这不应该再令人惊讶了。
在很长一段时间里，意志力更多地被视为一种性格特征，而不是一种资源。这已经改变了。今天，意志力被比作肌肉：一种有限的资源，很快就会耗尽，需要时间来恢复。通过培训进行改进在一定程度上是可能的，但需要时间和努力。这种现象通常在“自我耗竭”一词下讨论：“我们使用“自我耗竭”一词来指自我参与意志行为（包括控制环境、控制自我、做出选择和开始行动）的能力或意愿的暂时降低。”由先前行使意志造成的。”（Baumeister等人，1998年，1253年）
关于自我耗竭的研究中最有趣的发现之一是，各种各样的东西都可能产生耗竭效应。
“我们的结果表明，各种各样的行动利用了相同的资源。自我控制、负责任的决策和积极的选择似乎会干扰随后发生的其他此类行为。这意味着自我的某些重要资源会被这种意志行为耗尽。可以肯定的是，我们假设这种资源通常得到补充，尽管可能加速或延迟补充的因素以及这种资源的确切性质仍然未知。” (Baumeister et al., 1998, 1263f)即使是一些看似无关的事情，如成为偏见的受害者，也会产生重大影响（Inzlicht、McKay和Aronson，2006），如“控制刻板印象的影响（……可能依赖于相同的……）人们自我调节所依赖的有限力量资源”（Govorun和Payne，2006，112）。
对付这种限制的最聪明的方法是欺骗。与其强迫自己去做一些我们不想做的事情，我们需要找到一种方法，让我们感觉自己在做推动项目前进的事情。做需要做的工作而不需要太多的意志力需要一种技巧，一种诡计。
尽管这些研究的结果目前正受到严格的审查，必须谨慎对待（Carter和McCullough 2014；Engber和Cauterucci 2016；Job，Dweck和Walton 2010），但可以肯定地说，一个可靠和标准化的工作环境对我们的注意力、专注力和意志力的负担较小，或者，如果你愿意的话，ego。众所周知，决策是最累人、最令人厌倦的任务之一，这就是为什么像巴拉克·奥巴马或比尔·盖茨这样的人只穿两种颜色的西装：深蓝色或深灰色。这意味着他们早上少做一个决定，为真正重要的决定留下更多的资源。
通过我们组织研究和写作的方式，我们也可以大大减少我们必须做出的决定。虽然必须做出与内容相关的决策（关于文章中什么更重要，什么不重要，笔记之间的联系，文本的结构等），但大多数组织决策都可以通过决定“一个系统”来提前、一劳永逸地做出。通过始终使用相同的笔记本快速记笔记，始终以相同的方式从文本中提取主要思想，并始终将其转换为相同类型的永久性笔记，这些笔记始终以相同的方式处理，可以大大减少工作会议期间的决策数量。这给我们留下了更多的精神能量，我们可以将其引导到更有用的任务上，比如试图解决问题。
能够及时完成一项任务，并在我们离开的地方重新开始工作，这有助于恢复我们的注意力，这是另一个令人愉快的优势：我们可以休息，而不用担心失去线索。休息不仅仅是恢复的机会。它们对学习至关重要。它们允许大脑处理信息，将信息转移到长期记忆中，并为新信息做好准备（Doyle和Zakrajsek 2013，69）[23]如果我们不在工作间隙休息一下，不管是出于急切还是害怕忘记我们正在做的事情，都会对我们的努力产生不利影响。散步（Ratey，2008）甚至小睡[24]有助于学习和思考。[25]